Ochrana soukromí a osobních údajů

Společnost Herbanicum s.r.o., se sídlem na adrese Bolívarova 2077, 169 00 Praha 6, identifikační číslo 014 92 756, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou oddíl C, vložka 207528 (dále jen „Společnost“ nebo „my“), která při své činnosti jako správce zpracovává osobní údaje návštěvníků svých webových stránek a svých zákazníků (dále jen „Vy“), a to dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) číslo 2016/679 (dále jen „GDPR“), tímto v souladu s článkem 13 GDPR a ustanovením § 89 zákona číslo 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích poskytuje následující informace o tomto zpracování:

1. K čemu slouží tato Ochrana soukromí a osobních údajů?

   Pokud jste naším zákazníkem, zpracováváme některé z Vašich osobních údajů, které jste nám poskytl(a) anebo které jsme získali na základě plnění Vaší objednávky.

   V tomto dokumentu naleznete souhrnné informace o tom, jaké osobní údaje, v jakém rozsahu, jakým způsobem, za jakým účelem, po jak dlouhou dobu je zpracováváme a jaká jsou Vaše individuální práva v souvislosti s tímto zpracováním osobních údajů.

2. Jak nás můžete kontaktovat?

   Pokud by vám bylo cokoli nejasné ohledně toho, jak nakládáme s osobními údaji, kontaktujte nás na e-mailové adrese: info@herbanicum.cz nebo na adrese sídla naší Společnosti: Herbanicum, Bolívarova 2077, Praha 6, 169 00 nebo prostřednictvím kontaktního formuláře.

   Zároveň vás tímto informujeme, že ve Společnosti nebyl jmenován pověřenec pro ochranu osobních údajů.

3. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

   Osobní údaje většinou získáváme přímo od Vás prostřednictvím našich webových stránek nebo při komunikaci s Vámi. Vaše údaje získáváme rovněž z Vašeho chování na našich webových stránkách. Pokud si u nás zakoupíte zboží, můžeme v souvislosti s plněním kupní smlouvy obdržet dodatečné údaje o vašich objednávkách od bank, našich partnerů provozujících platební systémy či přepravních společností (například údaje o čísle vašeho bankovního účtu, úspěšném provedení platby či doručení a převzetí zboží).

4. Jaké osobní údaje zpracováváme a za jakým účelem?

   Zpracováváme o Vás pouze ty údaje, které potřebujeme k plnění našich smluvních povinností, popř. k provedení opatření přijatých na základě Vaší objednávky, k dodržování našich zákonných povinností (například vést řádné účetnictví), k tomu, abychom mohli realizovat své oprávněné zájmy (například Vám nabízet naše produkty).

   Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu, přiměřeném stanovenému účelu zpracování. Osobní údaje jsou zpracovávány automatizovaně i manuálně.

   Zpracováváme zejména Vaše identifikační, kontaktní a platební údaje. Zpracováváme tak Vaše osobní údaje zejména v rozsahu: titul, jméno, příjmení, v případě nákupu právnickou osobou také identifikační číslo, daňové identifikační číslo, doručovací adresa, popřípadě fakturační adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, bankovní spojení, platební údaje, údaje o případné reklamaci a jejím vyřízení, účetní doklady, informace o nákupech a historii nákupů, písemná, e-mailová či jiná komunikace.

   V případě že se na našich webových stránkách registrujete, vytvoříme Vám zákaznický účet. V rámci tohoto zákaznického účtu budete mít neomezený přístup k vašim osobním údajům, které můžete libovolně měnit. V zákaznickém účtu máte možnost nahlížet do historie vašich objednávek. Prostřednictvím zákaznického účtu máte také možnost uložit si údaje o Vaší platební kartě, spravovat zasílání našeho newsletteru. Zákaznický účet je zabezpečen Vámi zvoleným heslem a my k tomuto účtu nemáme přístup. V případě ztráty hesla Vám jej proto nedokážeme zaslat ani vygenerovat heslo nové.

   Zákaznický účet můžete kdykoliv zrušit, a to v souladu s našimi všeobecnými obchodními podmínkami dostupnými zde: [DOPLNIT]. Pro účely registrace a vytvoření zákaznického účtu zpracováváme následující osobní údaje: identifikační údaje (titul, jméno, příjmení a v případě nákupu na firmu IČO a DIČ), kontaktní údaje (e-mailová adresa, poštovní adresa, fakturační adresa, telefonní číslo, bankovní spojení, platební údaje), přihlašovací údaje (Vaše přihlašovací jméno a heslo) a další údaje vztahující se k Vašemu chování na webu (např. údaje o Vámi zakoupených produktech, demografické údaje odvozené od Vašeho chování na webu, soubory cookies atp.).

   Kontaktujete-li nás ohledně Vašeho požadavku prostřednictvím naší stránky či profilu na vybraných sociálních sítí, zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu nezbytném ke splnění Vašeho požadavku, tím však není dotčeno zpracování osobních údajů prováděné provozovatelem dané sociální sítě.

   Vaše osobní údaje tak zpracováváme zejména pro účely: vaší registrace a vedení Vašeho zákaznického účtu, příjmu a vyřízení vašich objednávek, fakturace, doručení zboží, obchodní komunikace, evidence, plnění veškerých práv a povinností, které vyplývají z kupních smluv uzavřených mezi námi a Vámi, vedení účetnictví a plnění veškerých našich právních povinností. Vaše osobní údaje zpracováváme rovněž pro zajištění zákaznické péče, zlepšování a přizpůsobování poskytovaných služeb a posilování našeho dobrého jména. Dále zpracováváme osobní údaje za účelem přímého marketingu, kdy Vás oslovujeme se zajímavými nabídkami přímo pro Vás, včetně zasílání obchodních sdělení (například novinky, slevové akce a informace o nových produktech) elektronickými prostředky (e-mail, SMS či telefonicky), pokud jste zasílání obchodních sdělení neodmítli či nám k němu neudělili souhlas.

5. Jaké další údaje o vás zpracováváme na našich webových stránkách?

   Abychom Vám mohli poskytovat služby odpovídající Vašim potřebám a přáním, využíváme na našich webových stránkách cookies a zpracováváme údaje o Vašem prohlížení webu. Cookies představují krátké soubory textových dat, které jsou při návštěvě našich webových stránek nahrány do Vašeho webového prohlížeče. Za pomocí cookies jsou si Vás naše webové stránky schopny zapamatovat a při další návštěvě Vám nabídnout obsah podle Vašich preferencí a dříve provedených nastavení.

   Ve většině případů jsme oprávněni cookies i bez Vašeho souhlasu. Pokud však využíváme cookies nebo údaje o Vašem prohlížení webu pro zobrazení našich zajímavých nabídek na webových stránkách třetích stran, pro naše propojení pomocí tzv. pluginů sociálních sítí nebo pro zlepšení a fungování našich služeb analýzou Vašeho chování, Váš souhlas potřebujeme. Váš souhlas s využitím cookies a zpracováním údajů o Vašem prohlížení webu můžete udělit vhodným nastavením na našich webových stránkách, na což jste při vstupu na ně upozorněni.

6. Na jakém právním základě zpracováváme Vaše osobní údaje?

   Zpracovávání Vašich údajů námi je založeno na následujících právních základech:

   • plnění smlouvy mezi Vámi a námi (článek 6 odst. 1 písm. b) GDPR);
   • plnění našich právních povinností (článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
   • náš oprávněný zájem (článek 6 odst. 1 písm. f) GDPR); a
   • Váš souhlas (článek 6 odst. 1 písm. a) GDPR).

   Ze shora uvedeného vyplývá, že Vaše osobní údaje můžeme ve většině případů zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, neboť provádíme zpracování, které je nezbytné pro plnění smlouvy a plnění zákonných povinností. Osobní údaje jsou tedy nutné pro pokračování naší obchodní spolupráce. Dále jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje z důvodu našich oprávněných zájmů (např. uplatnění nároků v soudním sporu). Z důvodu oprávněného zájmu jsme oprávněni zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, pokud nevznesete proti takovému zpracování námitku.

   Váš souhlas však budeme potřebovat, pokud:

   • chcete být oslovován(a) s našimi zajímavými nabídkami, ale ještě nejste naším zákazníkem;
   • se chcete podělit o Vaše zkušenosti s našimi produkty či službami s návštěvníky našich webových stránek (např. pomocí tzv. pluginů sociálních sítí);
   • nám chcete pomoci při zlepšení a přizpůsobení fungování našich služeb; nebo
   • se chcete s našimi zajímavými nabídkami potkávat na webových stránkách třetích stran.
7. Jak dlouho budeme uchovávat Vaše osobní údaje?

   Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou ke splnění účelu, pro který je zpracováváme, poté je nevratně vymažeme. Délka uchování u jednotlivých kategorií údajů se tak liší podle účelu jejich zpracování:

   • údaje zpracovávané pro plnění smlouvy, tedy identifikační, kontaktní, fakturační a transakční údaje uchováváme po celou dobu smluvního vztahu a dále do skončení nejdelší promlčecí lhůty vázající se k povinnostem a právům upraveným touto smlouvou (tedy zpravidla 10 let trvání promlčecí lhůty a 1 rok po jejím ukončení pro případ nároků uplatněných na jejím konci, pokud nebyla ujednána delší promlčecí lhůta či nedošlo k jejímu prodloužení);
   • údaje zpracovávané pro plnění právní povinnosti vést řádně účetnictví, tedy fakturační a transakční údaje, uchováváme nejvýše po dobu 10 let od konce daňového období, ve kterém došlo k vystavení posledního dokladu k Vaší objednávce či provedení poslední transakce;
   • údaje zpracovávané na základě našeho oprávněného zájmu pro účely přímého marketingu uchováváme, dokud nevznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebude-li námitka vznesena, uchováváme osobní údaje nejdéle po dobu 3 let od Vaší registrace nebo poslední objednávky, podle toho, co nastane později;
   • údaje zpracovávané na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění klientské péče a posilování našeho dobrého jména, tedy údaje ze vzájemné komunikace, uchováváme po dobu vzájemné komunikace a do konce kalendářního roku následujícího našemu poslednímu kontaktu;
   • údaje z prohlížení webu a cookies zpracovávané na základě našich oprávněných zájmů zpracováváme po dobu jejich platnosti, ne však déle jak 12 měsíců, pokud cookies ze svého zařízení neodstraníte dříve; a
   • údaje z prohlížení webu a cookies zpracovávané na základě vašeho souhlasu zpracováváme pouze po dobu jejich platnosti, se kterou jste souhlasili, tedy ne déle než 12 měsíců, pokud dříve souhlas neodvoláte nebo cookies ze svého zařízení neodstraníte.
8. Komu osobní údaje předáváme ke zpracování? S kým osobní údaje sdílíme?

   Vaše osobní údaje jsou kromě našich zaměstnanců zpracovávány také třetími osobami, které jsme pověřili na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Zpracovatele využíváme například při vedení účetnictví či v souvislosti s provozováním e-shopu.

   Pokud jde o příjemce osobních údajů, Vaše osobní údaje mohou být poskytnuty třetím osobám v případě, že to bude nutné pro vyřízení Vaší objednávky (například dopravci objednaného zboží, společnostem provozujícím platební služby za účelem zpracování plateb na základě Vaší objednávky, tedy plnění kupní smlouvy, sociálním sítím, pokud s námi prostřednictvím nich komunikujete či sdílíte obsah pomocí sociálních pluginů), zpřístupnění představuje povinnost stanovenou zákonem (například orgány činné v trestním řízení, soudy), jsou zpřístupněny z důvodu ochrany našich práv (například advokáti) nebo za účelem provádění našeho marketingu (například sociální sítě a poskytovatelé marketingových služeb).

9. Využíváme při zpracování automatizované rozhodování, včetně profilování?

   Při zpracování vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování či profilování, tj. k situaci, kdy by osobní údaje byly zpracovávány automatizovaně, bez lidského zásahu, a výsledek tohoto automatizovaného zpracování by měl pro subjekt údajů právní účinky nebo by se ho jinak významně dotýkal. Při jakémkoli nakládání s vašimi údaji z naší strany je vždy přítomen člověk.

10. Jak zabezpečujeme vaše osobní údaje?

    Rádi bychom vás ujistili, že je naší povinností a prioritou zajistit, aby zpracování veškerých osobních údajů naší Společností probíhalo řádně a bezpečně, a proto jsme přijali veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů. Přijali jsme technická opatření k zabezpečení datových úložišť a úložišť osobních údajů v listinné podobě, zejména zabezpečení datových úložišť pomocí hesel a antivirových programů, v případě listinných dokumentů se jedná o uložení v uzamykatelných skříňkách, které jsou umístěny v uzamykatelných prostorách. K osobním údajům pak mají přístup pouze pověřené osoby skrze zabezpečený přístup a ve chvíli, kdy údaje nebudou dále potřeba, vymažeme je.

11. Jaká práva ve vztahu k osobním údajům máte a jak jich u nás využít?

    Garantujeme Vám níže uvedená práva, která u nás můžete uplatnit písemně, telefonicky nebo e-mailem na výše uvedené kontakty. Vynasnažíme se Vám obratem odpovědět, a pokud to bude možné, Vaší žádosti vyhovět. Veškeré informace a vyjádření k Vámi uplatněným právům poskytujeme bezplatně. Pouze v případě, kdy bychom Vaši žádost shledali zjevně nedůvodnou nebo nepřiměřenou, můžeme si naúčtovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací. Také pokud by se Vaše žádosti o poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů opakovaly, vyhrazujeme si právo z tohoto důvodu účtovat přiměřený poplatek k pokrytí administrativních nákladů.

    Pokud nás požádáte o vyjádření či informace o přijatých opatřeních, poskytneme Vám je co nejdříve, nejpozději však do měsíce. Tuto lhůtu můžeme prodloužit pouze, pokud to bude nutné s ohledem na složitost a počet žádostí. O takovém prodloužení bychom Vás však vždy informovali a uvedli jeho důvod a délku, která nepřesáhne 2 měsíce.

    1. Právo na informace o zpracování vašich osobních údajů a přístup k osobním údajům

       Máte právo být informován, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, o jaké údaje se jedná, za jakým účelem je zpracováváme, komu Vaše údaje předáváme (nebo jakým kategoriím příjemců osobních údajů), jaká máte v souvislosti s námi prováděným zpracováním práva, že se můžete obrátit na Úřad pro ochranu osobních údajů, jaké jsou zdroje zpracovávaných osobních údajů a zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování. K zajištění vaší informovanosti slouží rovněž tyto Zásady.

       Pokud bychom zamýšleli dále zpracovávat Vaše údaje pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytneme Vám ještě před takovým zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace, na které se vztahuje toto právo, najdete i v tomto dokumentu, to vám však nebrání o ně znovu požádat.

       Na Vaši žádost vám také poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů, pokud tím nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

    2. Právo na opravu

       Pokud se některý z Vašich osobních údajů, které zpracováváme, změnil, například jste změnil(a) bydliště nebo telefonní číslo, máte právo od nás požadovat opravu těchto údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení. Většinu Vašich údajů můžete také sami libovolně upravovat, pokud jste si zřídili zákaznický účet.

    3. Právo na výmaz (právo být zapomenut)

       Máte právo požadovat, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení; i přes Vaše právo na výmaz můžeme mít povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat, například pokud by se jednalo o faktury, které potřebujeme uchovat z daňových důvodů. V každém případě však budete o vyřízení Vaší žádosti detailně informováni. Údaje, které již nejsou potřebné pro účely, pro které byly zpracovávány, mažeme automaticky, můžete se však na nás kdykoli obrátit s žádostí o výmaz.

    4. Právo na omezení zpracování

       Máte právo od nás požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů (tedy, aby nedošlo k jejich využívání, ale zároveň, aby nedošlo k jejich úplné likvidaci), a to v následujících případech:

       1. zpochybnili jste přesnost osobních údajů (zpracování bude poté omezeno na dobu potřebnou pro ověření přesnosti);
       2. zpracování je protiprávní a nemáte zájem o výmaz;
       3. Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely zpracování, avšak Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu vašich právních nároků;
       4. vznesli jste námitku proti zpracování a probíhá ověření, zda naše oprávněné důvody pro zpracování převažují nad těmi vašimi.

       I v případě, že dojde k omezení zpracování, budeme nadále moci Vaše osobní údaje zpracovávat v těch případech, kdy to bude potřeba pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků nebo pro ochranu práv jiných fyzických nebo právnických osob.

    5. Právo na přenositelnost údajů

       Pokud nás požádáte, abychom poskytli Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předáme Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu subjektu, který určíte, pokud nám v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

    6. Právo vznést námitku

       Pokud se domníváte, že provádíme zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, můžete se na nás obrátit a požádat nás o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

       Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu. V takovém případě budou osobní údaje vymazány (pokud nebudeme mít jiný důvod pro jejich zpracování).

       Rovněž máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu jiných oprávněných zájmů Společnosti. V takovém případě budou osobní údaje vymazány, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy zákazníka.

    7. Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

       Pokud budete mít dojem, že s Vašimi osobními údaji zacházíme v rozporu s našimi povinnostmi, obraťte se na nás prosím prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů. Věříme, že se nám podaří jakékoli nesrovnalosti objasnit. Pokud nebudete spokojeni s naší reakci, máte vždy právo obrátit se s vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů i na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky https://www.uoou.cz/.

12. Pár informací na závěr

    Odesláním objednávky z internetového objednávkového formuláře potvrzujete, že jste seznámen(a) s touto Ochranou soukromí a osobních údajů.

    Na závěr bychom Vás rádi informovali, že jsme oprávněni tuto Ochranu soukromí a osobních údajů měnit. V takovém případě novou verzi Ochrany soukromí a osobních údajů zveřejníme na našich internetových stránkách a zároveň Vám zašleme novou verzi na vaši e-mailovou adresu, kterou jste nám poskytl(a).